Деловая переписка

Как известно, деловая переписка – это основа делового общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает отношения, сдвигает с мертвой точки  нерешаемые проблемы и т.д. и т.п.

Вести деловую переписку не так-то просто, ведь за каждое такое письмо преследует определенные цели и, чтобы их достичь, необходимо иметь в виду следующее.

При подготовке деловых писем должны быть соблюдены следующие основные требования:

  • соблюдение формы для каждого типа писем (письмо-приглашение, письмо-запрос, письмо-ответ и т.п.);
  • правильность и детальность делового изложения (при этом письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1-1,5 страницы);
  • грамотность;
  • верное обращение к получателю;
  • разборчивость и недвусмысленность текста (письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; при построении фраз существительные по возможности заменяются глаголами; предложения формулируются не в пассивной, а в активной форме; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, сокращения (допускаются только общепринятые и т.д., и т.п.), излишняя эмоциональность), нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма));
  • аккуратность оформления текста, бланка письма.

Подготовка письма включает в себя следующие стадии:

  • изучение существа вопроса;
  • сбор необходимой информации (в т.ч.из предыдущей переписки);
  • подготовка проекта письма;
  • согласование проекта (при необходимости);
  • подписание руководителем.

Прежде всего, должна быть определена главная цель письма, хотите ли Вы проинформировать о чем-то получателя, в чем-то убедить, что-то запросить, с чем-то поспорить и т.п. Если цель ясна, Вы сможете легко написать такой текст, который будет однозначен и понятен.

Текст письма должен быть деловым, но не без лишних бюрократических формулировок, таких как настоящим сообщаем Вам, мы позволяем себе; как можно скорее… Лучше использовать более простые формулировки: мы просим Вас; будем рады получить ответ…