Факсы и электронная корреспонденция

Для того, чтобы ускорить ведение деловой переписки, используют такие средства связи, как факс и электронная почта.

Факсы, прежде всего, подходят для кратких и срочных сообщений формального характера: запросов, предложений и т.п. Оригиналы важных официальных писем должны  быть отправлены и по почте заказным письмом. При отправке по факсу конфиденциальных и личных сообщений необходимо уточнить, пользуются ли факсом другие сотрудники, и попросить получателя принять сообщение самому. На отправленном Вами факсовом сообщении делайте отметку о дате и времени отправки, а также получателе. Настройте на Вашем факсовом аппарате название организации и номер факса, а также отладьте Ваш аппарат так, чтобы после передачи сообщения печаталось подтверждение об отправке. 

Электронное сообщение, по сравнению с письмом и факсом, обладает следующими преимуществами:

  • быстро отправляется, минимизирует затраты, не требует определенной формы;
  • не требует распечатки, копирования, упаковки.

Лучше всего электронное сообщение походит:

  • для деловой информации (запросы, подтверждения и т.п. или если Вам нужно установить с кем-либо контакт, а звонок по телефону может показаться неуместным);
  • для передачи данных и текстов, которые будут обрабатываться на компьютере;
  • для передачи материалов большого объема при сложности с распечаткой;
  • для кратких посланий с извинениями и благодарностями.

Но следует учитывать, что электронные сообщения не подходят:

  • для официальных и имеющих обязательную силу писем;
  • для конфиденциальной информации (если e-mail общеорганизационный и доступен другим сотрудникам организации).

При отправке электронной корреспонденции необходимо учитывать, что:

  • необходимо заполнить строку темы сообщения (ключевые слова, точно определяющие содержание и важные данные), не превысив при этом лимит в 50 знаков, чтобы была видна вся фраза;
  • необходимо проверить, все ли адреса получателей Вы внесли и не ошибочны ли они;
  • при отправке писем используйте один электронный адрес, чтобы получатель не запутался в Ваших адресах;
  • при отправке ответа на письмо лучше не создавать отдельно новое сообщение, а нажать кнопку «ответить» (так получатель быстрее сориентируется, что это ответ на его письмо);
  • при наличии приложений к сообщению нужно предварительно согласовать форматы данных с получателем и предварительно сжать (заархивировать) данные большого объема;
  • не всегда уместен непринужденный тон, недостаточная сдержанность может затруднить установление деловых контактов;
  • в конце сообщения необходимо указать все данные об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса);
  • в официальном деловом общении недопустимо использование смайликов.