Правильное оформление писем

Правильно оформленное письмо - показатель компетентности и серьезности Вашей организации, поэтому при оформлении писем важно соблюдать  следующие правила:

  • письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать  полное наименование организации и справочные данные об организации для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ. Если у организации есть бланк, это повышает ее статус в глазах адресата; 
  • необходимо помнить о стандартных полях:  (левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм) и не допускать «забегания» букв на поля или даже за поля, которые нужны для резолюций, удобства чтения и архивирования;
  • в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации;
  • необходимо придерживаться определенного стиля письма. Это может быть абзацное или блочное письмо. Главное – придерживаться единого стиля во всем тексте. Более современным является блочный стиль; 
  • рекомендуемый шрифт для оформления писем  – Times New Roman Cyr, кегль № 12-14, межстрочный интервал – 1-2. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении, т.е. шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой;
  • важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. В зависимости от этого могут применяться различные стили оформления адресата (см. Приложение). Главное – правильно указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение;
  • в письме не должно содержаться более четырех адресатов, слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится;
  • в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об уплотненной застройке в Ленинском районе…»),  для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма;
  • текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»). В органах государственной власти принято после обращения ставить восклицательный знак, но допускается также после обращения ставить запятую;
  • текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза,  формулировка вежливости («С уважением», «С благодарностью» и т.п.). Не забывайте четко написать о том, чего именно Вы хотите, не забывайте и о третьей части;
  • при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность; 
  • при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; 
  • внизу листа, как правило, указывается исполнитель, чтобы адресату можно было непосредственно с ним связаться, обычно – фамилия и телефон; 
  • документы, оформленные с помощью компьютера, могут содержать отметку об автоматическом поиске документа, то есть название файла в компьютере; 
  • при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа. Но, чем меньше страниц, тем лучше; 
  • печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

 

После подготовки, регистрации и подписания письма, при отправке почтой, оно упаковывается в конверт (необходимо аккуратно и внимательно заполнить соответствующие графы, относящиеся к данным получателя и отправителя) и относится на почту, где может быть отправлено обычным письмом, заказным письмом (в т.ч. с уведомлением о вручении адресату), отправлением 1 класса, экспресс-почтой и т.п. (в зависимости от ситуации).