Секретарь Управляющего совета как администратор

Основная роль секретаря Управляющего совета была описана в предыдущих главах. В целом обязанности секретаря включают в себя: оказание содействия Председателю Управляющего совета в исполнении им его функций, в том числе в установлении повестки дня, даты и времени проведения заседания; решение всех организационных вопросов, связанных с подготовкой и проведением заседаний Управляющего совета; обеспечение надлежащего уведомления членов Управляющего совета о дате, времени и месте заседаний совета, повестке дня; обеспечение надлежащего соблюдения процедуры проведения заседания Управляющего совета; ведение и оформление протокола заседаний Управляющего совета; доведение решений Управляющего совета до всех участников образовательного процесса; организация контроля исполнения решений Управляющего совета, информирование Председателя Управляющего совета о ходе исполнения решений Совета; ведение учета и обеспечение хранения документации Управляющего совета, протоколов заседаний, бюллетеней для голосования. Здесь мы остановимся более подробно на административных обязанностях секретаря Совета, которые отражены в приведенном Регламенте.

Во-первых, собственно организация заседаний Управляющего совета. На начальном этапе секретарь за 10-7 дней до заседания Управляющего совета информирует в письменной форме в виде уведомления персонально каждого члена Совета о дате проведения заседания и его повестке дня. В этот же срок членам Управляющего совета должны быть вручены все необходимые для участия в заседании материалы (в том числе, проекты решений по вопросам повестки дня, выносимым на голосование). Уведомление включает в себя:

- указание на инициатора созыва заседания, если заседание внеочередное;

- дату, время, место проведения заседания;

- форму проведения заседания;

- проект повестки заседания;

- предложенные членами Управляющего совета проекты решений по вопросам повестки заседания (если имеются).

ОБРАЗЕЦ

 

Члену Управляющего совета

МОУ СОШ № 899

И.И. Иванову

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

о заседании Управляющего совета МОУ СОШ № 899

 

19 февраля 2012 г.

 

Уважаемый Иван Иванович, Вы приглашаетесь на заседание Управляющего совета МОУ СОШ № 899, которое состоится 29 февраля 2012 года в 19.00 в помещении МОУ СОШ № 899 (адрес).

Вид заседания: очередное.

Повестка дня:

1. Кооптация в Управляющий Совет МОУ СОШ № 899.

 

Председатель

Управляющего совета МОУ СОШ № 899 И.О. Фамилия

 

Во-вторых, как протоколирование (о нем также говорилось в предыдущих главах), так и аудиозапись (при необходимости – видеозапись) на заседаниях Управляющего совета также входят в перечень обязанностей секретаря. Дальнейшее оформление протокола, доведение его до сведения заинтересованных лиц и хранение подлинников протоколов возлагается на секретаря Совета. Секретарь обеспечивает передачу протоколов заседаний Управляющего совета (а также протокольные аудио- и видеозаписи) для хранения в общеобразовательном учреждении и включение их в номенклатуру дел. Протоколы должны быть доступны для ознакомления всем участникам образовательного процесса общеобразовательного учреждения, при котором создан Совет, за исключением случаев, когда содержащаяся в них информация носит конфиденциальный характер (решение об ограничении разглашения информации принимает Управляющий совет).

В-третьих, секретарь оказывает Председателю Управляющего совета и председателям постоянных/временных комитетов, комиссий, рабочих групп Совета организационно-техническую поддержку при составлении проекта плана деятельности Совета и, после его утверждения, в направлении его всем членам Управляющего совета, а также размещении на информационном стенде, специальном веб-сайте и т.п.

В-четвертых, секретарь Управляющего совета должен знать все процедуры, связанные с принятием Управляющим советом локальных нормативных и иных актов. Так, путем голосования Управляющий совет принимает: решения (локальные нормативные акты общеобразовательного учреждения по вопросам, отнесенным к его компетенции, а также организационные решения); заявления (акты, не носящие правового характера, излагающие позицию Управляющего совета по вопросам, не относящимся к организации его работы); обращения (акты, содержащие предложения, рекомендации, призывы, адресуемые конкретным физическим или юридическим лицам, органам власти или местного самоуправления); декларации (акты торжественного характера, формулирующие общие принципы, цели). Более подробно об оформлении и процедурах принятия локальных нормативных актах см. в следующих главах.

В-пятых, помимо собственно заседаний Управляющего совета, секретарь может привлекаться к организационно-технической поддержке при проведении общественных слушаний, которые проводятся по инициативе одной или нескольких постоянных комиссий Совета. Информация о теме общественных слушаний, месте и времени их проведения передается средствам массовой информации не позднее, чем за 5 дней до начала проведения общественных слушаний. Состав лиц, приглашенных на общественные слушания, определяется постоянной комиссией Совета, которая организует это слушание, председатель этой комиссии является также председательствующим на слушаниях. В целом процедура проведения общественных слушаний аналогична процедуре проведения заседаний Совета и включает в себя вступительное слово председательствующего; доклад, содоклад; выступления в прениях; вопросы и ответы. Общественные слушания могут оканчиваться принятием рекомендаций по обсуждаемому вопросу. Рекомендации принимаются путем одобрения простым большинством голосов членов Управляющего совета, принявших участие в общественных слушаниях. Общественные слушания протоколируются, протокол оформляется по аналогии с протоколом заседаний Совета и подписывается председательствующим. Рекомендации, принятые в ходе общественных слушаний, направляются членам Управляющего совета и могут публиковаться в средствах массовой информации и на веб­-сайте.

В-шестых, секретарь, обеспечивая коммуникацию между Председателем и членами Управляющего совета в периоды между заседаниями и поддерживая внешние связи Совета в системе школьного управления и со школьным сообществом, принимает и регистрирует запросы членов Управляющего совета, поступившие в адрес Председателя Совета, председателей постоянных/временных комиссий, запросы также вносятся на заседание Управляющего совета в письменной форме, оглашаются на нем и содержат требования дать письменное объяснение об определенных обстоятельствах и сообщить о мерах, которые принимаются в связи с этими обстоятельствами. Лица, получившие запрос, обязаны дать члену Управляющего совета письменный ответ в течение 10 дней (ответ может быть дан на ближайшем заседании Совета либо иным путем). Секретарь также оказывает содействие постоянным и временным комиссиям Совета, предоставляя им запрашиваемые материалы и документы, необходимые для их деятельности, а также, при необходимости, оказывает поддержку при проведении заседаний комиссий Управляющего совета.

В-седьмых, как уже отмечалось, секретарь обеспечивает осуществление полномочий Председателя Управляющего совета, оказывая ему информационную и организационно-техническую поддержку при представлении Совета в отношениях с населением, органами государственной власти и органами местного самоуправления, организациями; разработке совместно с председателями постоянных комиссий проекта повестки дня очередного заседания Совета; созыве заседания Совета; доведении до сведения членов Совета и приглашенных лиц информации о времени и месте проведения заседания, а также проекта повестки дня; осуществлении подготовки заседания Совета и его проведении; ведении заседания Совета в соответствии с правилами, установленными Регламентом; подписании протоколов заседаний, решений, других документов Совета; оказании содействия членам Совета в осуществлении ими своих полномочий; координировании работы постоянных и временных комиссий (рабочих групп) Совета; обеспечении соблюдения положений Регламента; организации приема граждан, рассмотрении их предложений, заявлений и жалоб, обеспечении принятия по ним решений; осуществлении иных полномочий, возложенные на Председателя Совета уставом образовательного учреждения, Положением об Управляющем совете, Регламентом, а также
решениями Совета.

В-восьмых, секретарь обеспечивает ведение делопроизводства в Управляющем совете и соотносит его с делопроизводством образовательного учреждения, на базе которого создан Совет (подробнее см. в предыдущих главах).

 

При подготовке материала в качестве примера использовался Регламент Управляющего совета МОУ СОШ № 8 (http://59425s005.edusite.ru), Конспект лекций по делопроизводству Стенюкова М.В.