Простые советы

Регламент работы Управляющего совета

Регламент относится к правовым актам, которые определяют порядок деятельности Управляющего совета.

Регламент разрабатывается специально созданной из числа членов Управляющего совета рабочей группой, а затем утверждается на заседании Управляющего совета. Гриф утверждения может выглядеть следующим образом:

УТВЕРЖДЕН

на заседании Управляющего совета школы___

Протокол № ___ от «__»_______2012 года

 

Датой Регламента является дата его утверждения Управляющим советом. Заголовок Регламента размещается по центру и может выглядеть следующим образом:

Требования к ведению протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального приятия решений на заседании Управляющего совета.

Протокол ведется секретарем во время заседания Совета путем конспектирования или записи на диктофон выступлений участников заседания, а также представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов и является результатом проведения заседаний.

Датой протокола является дата проведения заседания, Номер протокола – порядковый номер заседания с начала года. Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание.

Обеспечение хранения документов

Теперь об обеспечении хранения документов и их использовании.

Как уже было отмечено в предыдущем разделе (см. Лекцию 1), секретарь формирует дела Управляющего совета в соответствии с номенклатурой, и, как правило, передает на хранение в образовательное учреждение, при котором работает Управляющий совет.

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в такой последовательности: входящий документ; приложение к нему (если имеется); документ во исполнение входящего; приложение к нему (если имеется); другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Регистрация документов

Немного о регистрации документов. Необходимо отметить, что документ регистрируется только после того, как он был подписан имеющим на это право лицом, документ регистрируется однократно — в день утверждения или подписания документа; документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой отдельной группы (в Управляющем совете могут быть следующие массивы документов: исходящие деловые письма; протоколы; акты и иные группы документов).

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует, он может выглядеть, например, следующим образом:

Документирование деятельности Управляющего совета

Теперь поговорим о создании документов, т.е. документировании деятельности Управляющего совета.

Как уже было отмечено, все документы должны быть правильно оформлены, приняты (подписаны) уполномоченными лицами и учтены. На первом этапе создания документа определяется вид документа, и, в соответствии с этим, устанавливаются реквизиты, обеспечивающие его юридическое значение.

Организация документооборота в Управляющем совете

Итак, рассмотрим организацию документооборота в Управляющем совете, т.е. оптимального движения готовых документов внутри Совета.

Поскольку Управляющий совет работает при образовательном учреждении, то процедуры получения для него документов, первичной обработки и предварительного рассмотрения может осуществлять (в зависимости от ситуации) секретарь образовательного учреждения и передавать далее секретарю Управляющего совета.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ)

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

Основные этапы налаживания делопроизводства включают в себя:

- организацию документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);

Информирование председателя Управляющего совета о ходе исполнения решений Совета

Секретарь должен следить за своевременным исполнением комиссиями, рабочими группами и конкретными исполнителями решений, принятых Советом и поступивших им на исполнение, и информировать председателя Совета о ходе их исполнения.

Для отслеживания процесса исполнения решений Совета секретарь ведет специальный контрольный журнал либо контрольно-регистрационную картотеку (в бумажном или электронном виде), содержащие следующую информацию: описание решения, принятого к исполнению; ответственный(ые); срок исполнения («исполнить к 00.00.2013»); отметку об исполнении; примечание.

Доведение содержания решений Управляющего совета до системы школьного управления, до всех участников образовательного процесса

Как правило, подготовленный и подписанный председателем и секретарем Управляющего совета протокол рассылается по списку заинтересованным лицам и в сроки, определенные в Регламенте Управляющего совета, обычно это 5 дней.

Решения, принятые на заседаниях Управляющего совета, также могут быть оформлены в виде выписок, информационных сообщений, объявлений и т.п., которые размещаются на информационных стендах образовательного учреждения и соответствующих интернет-ресурсах (сайтах, блогах и т.п. образовательного учреждения, Управляющего совета).

Ведение и составление протоколов заседаний Управляющего совета

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального приятия решений на заседании Управляющего совета.

Протокол ведется секретарем во время заседания Совета путем конспектирования или записи на диктофон выступлений участников заседания, а также представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.