Простые советы

Обеспечение технической и документальной подготовки и проведения заседаний Управляющего совета с соблюдением соответствующих процедур

Основной формой работы Управляющего совета являются заседания, на которых принимаются управленческие решения по вопросам, отнесенным к компетенции Совета. Секретарь организует заседания Совета в соответствии с утвержденным Регламентом Управляющего совета, который определяет необходимые и достаточные процедуры (их последовательность и сроки реализации) подготовки к очередным заседаниям, разработки проекта повестки заседаний, созыва и проведения очередных и внеочередных заседаний, принятия решений по вопросам, вынесенным в повестку заседания, а также роль и ответственность в соблюдении процедур каждой категории членов Управляющего совета и его структурных подразделений.

Обеспечение технического и документального исполнения председателем Управляющего Совета его функций

Секретарь Управляющего совета, обеспечивая коммуникацию между председателем и членами Управляющего совета и внешние связи Совета в системе школьного управления и со школьным сообществом, является «правой рукой» и первым помощником руководителя и должен обеспечивать рабочее место председателя Совета всеми необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями. При необходимости организует проведение телефонных и очных переговоров и переписку председателя Совета, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке и предназначенный для группировки исполненных документов в дела, учета и обеспечения сохранности дел и оперативного поиска документов в делах (по ГОСТ Р 51141-98).

Для разработки номенклатуры выявим основные документы, образующиеся в деятельности Управляющего совета:

Секретарь в Управляющем совете

Секретарь в Управляющем совете не является специально нанятым человеком, а выбирается из числа членов Совета. Однако, его роль, наряду с председателем Управляющего совета, также важна в деятельности Совета, поэтому он должен иметь необходимые знания и навыки, чтобы уметь правильно оформлять протоколы заседаний, точно формулировать принятые Советом решения, аккуратно вести все делопроизводство. Секретарь является техническим, исполнительным, обслуживающим звеном в системе внутреннего управления Совета и в системе его внешних коммуникаций.

Регламент работы Управляющего совета

Регламент относится к правовым актам, которые определяют порядок деятельности Управляющего совета.

Регламент разрабатывается специально созданной из числа членов Управляющего совета рабочей группой, а затем утверждается на заседании Управляющего совета. Гриф утверждения может выглядеть следующим образом:

УТВЕРЖДЕН

на заседании Управляющего совета школы___

Протокол № ___ от «__»_______2012 года 

Датой Регламента является дата его утверждения Управляющим советом. Заголовок Регламента размещается по центру и может выглядеть следующим образом:  

Требования к ведению протоколов

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального приятия решений на заседании Управляющего совета.   

Протокол ведется секретарем во время заседания Совета путем конспектирования или записи на диктофон выступлений участников заседания, а также представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений  и других материалов и является результатом проведения заседаний. 

Датой протокола является дата проведения заседания, Номер протокола – порядковый номер заседания с начала года. Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание.

Требования к обязательным реквизитам документов

Все документы должны быть правильно оформлены, приняты (подписаны) уполномоченными лицами и учтены. При создании документа определяется его вид, и, в соответствии с этим, устанавливаются реквизиты, обеспечивающие его юридическое значение.

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, если нет подписи или даты).

Прием корреспонденции и ведение переписки

Поскольку Управляющий совет работает при образовательном учреждении, то процедуры получения для него документов, первичной обработки и предварительного рассмотрения может осуществлять (в зависимости от ситуации) секретарь образовательного учреждения и передавать далее секретарю Управляющего совета.

После получения документов секретарем Управляющего совета они регистрируются им в день поступления, с проставлением отметки на первом листе в правом нижнем углу (отметка содержит в себе порядковый номер и дату). Номера присваиваются входящим документам в валовом порядке, начиная с № 1 с 1 января каждого года.

Основные шаги по налаживанию делопроизводства

Необходимо договориться с образовательным учреждением о месте хранения документации Совета, в т.ч. продумать как будет организован прием корреспонденции, где и как будут храниться протоколы заседаний и основная документация, как будет организовано взаимодействие секретаря школы и секретаря Управляющего совета.

Необходимо создать журнал регистрации входящих и исходящих документов, либо договориться об использовании с этой целью журнала образовательного учреждения.

Необходимо разработать номенклатуру дел, т.е. составить перечень документов с указанием требований к срокам их хранения.